Những kĩ năng Tin học bạn không nên bỏ qua

Hiện nay học sinh, sinh viên đầu tư thời gian để học môn Tin học nhiều hơn. Bộ môn này giúp học sinh, sinh viên có thể ứng dụng những kiến thức mà mình đã học vào thực tiễn nhiều hơn.

Trong quá trình học tập và làm việc với máy tính, việc biết được những phím tắt sẽ giúp cho bạn thao tác nhanh hơn. Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn những phím tắt quan trọng giúp cho bạn thao tác công việc của mình hiệu quả:

Phím tắt giúp bạn thao tác nhanh hơn

1. Tiến hành lặp lại lệnh trước đó với phím F4

Đây là nút bấm đơn giản hóa mọi thao tác. Đây là nút bấm lặp lại một lệnh có điều kiện.

Ví dụ bạn muốn định dạng một bản Word. Bạn muốn in đậm và gạch chân tất cả tiêu đề của từng đoạn. Muốn làm được việc này, bạn hãy đưa những lệnh điều khiển trên tiêu đề đầu tiên bằng cách tiến hành sử dụng menu “Format” kế đến là sử dụng menu “Font”. Sau đó bạn tiến hành thao tác đơn giản đó là bạn chỉ cần bôi đen tiêu đề thứ 2 và cuối cùng là ấn F4. Nó sẽ được in đậm và gạch chân một cách tự động mà bạn không cần phải thao tác nhiều.

2. Hãy tạo ra một “danh-sách-công-việc-cần-làm” điện tử một cách dễ dàng

Công cụ quản lý công việc (của Microsoft Office) chín là một giải pháp tốt để nhằm giúp cho bạn không bao giờ bỏ sót những việc cần làm.

Bạn hãy sử dụng tính năng quản lý công việc ở trong Outlook. Việc này rất dễ sử dụng và nó sẽ cung cấp các chức năng cơ bản để có thể giúp bạn quản lý dự án.

Cách thức thực hiện: Trong “Go”, bạn tiến hành bấm “Tasks ». Bạn chỉ cần thêm một dòng bằng cách tiến hành ấn vào “New”. Bạn có thể chỉ ra đâu là kỳ hạn, tiến độ, cũng như độ ưu tiên của từng công việc là như thế nào. Bạn cũng có thể “Assign ” công việc này cho bất kì ai ở trong nhóm của bạn. Cuối cùng, bạn có thể kiểm tra “to do list” để đảm bảo bạn không hề bỏ xót bất cứ việc nào trong công việc của mình.

3. Chọn một biểu bảng bằng cách nhấp đúp chuột

Trong thao tác của excel, việc sử dụng chuột là một việc làm dễ dàng hơn cả. Tuy nhiên, khi bảng đó bao gồm tận 2000 dòng và 150 cột thì công việc sử dụng chuột lại là một điều đáng sợ. Để có thể thuận tiện hơn thì bạn có thể tiến hành nhấp vào ô đầu tiên của bảng, sau đó nhấn giữ phím Shift rồi tiến hành chọn ô cuối cùng. Như vậy thì toàn bộ bảng của bạn đã được đánh dấu một cách dễ dàng nhất.

Chức năng này cũng sẽ được dùng để chọn một cột hoặc một dòng.

4. Di chuyển giữa các cửa sổ soạn thảo một cách nhanh chóng

Trường hợp này bạn nên sử dụng phím Tab.

Để nhằm tiết kiệm thời gian một cách nhanh chóng, bạn hãy từ bỏ con chuột của máy bạn.Nếu như sử dụng nhiều chương trình soạn thảo và bạn muốn di chuyển giữa các Tab một cách dễ dàng thì hãy sử dụng phím Tab. Để có thể chuyển từ ứng dụng này sang ứng dụng kia thì bạn nhấn nút Alt và nhấn Tab. Khi đã chọn được ứng dụng của mình rồi thì bạn hãy nhả phím ra. Để có thể di chuyển giữa các tab của trình duyệt Internet thì bạn chỉ cần thay thế bằng tổ hợp phím Ctrl Alt.

5. Cài đặt một báo động âm thanh trong trường hợp nhận được thư của sếp

Chức năng này nằm trong Outlook. Một công cụ mang tên ” Create Rule “ trong Outlook là một công cụ rất hữu ích cho nhiều việc. Nó có thể cho phép bạn tự động phân loại các email và nhập vào các thư mục chứa tin nhắn sao cho phù hợp nhất. Bạn cũng có thể trực tiếp loại bỏ thư rác và các email không cần thiết nhờ công cụ này. Công cụ này cũng sẽ cung cấp cảnh báo khi mà email được gửi đến. Bạn có thể chọn lựa trong một danh sách những thông báo dưới dạng một cửa sổ pop-up hoặc là một tín hiệu âm thanh.

Tiến hành nhấp vào biểu tượng hình bức thư đang xếp một thư mục trên thanh công cụ. Chọn các tiêu chí để nhận biết các email liên quan và tín hiệu cảnh bảo đi kèm cho những email này (“Navigate “). Sau đó xác nhận chúng.

6. Đừng làm xáo trộn các hồ sơ làm việc của bạn

Hãy lưu hồ sơ làm việc của bạn dưới dạng các dạng khác nhau.

Điều này có thể được thực hiện công cụ quản lý các phiên bản của một tài liệu của Word.

Các thực hiện như sau: Trong danh mục ” File”, bạn tiến hành bấm vào ” Versions”. Sau đó bạn tiến hành Chọn “Save now” để có thể tạo ra một phiên bản mới. Ngày và thời gian hiện tại sẽ được phần mềm tự động cập nhật. Hãy đặt tên dễ nhớ để khi tìm lại sẽ không mất thời gian.

7. Để có thể làm dịu đôi mắt

Bạn tiến hành nhấn Ctrl + con lăn chuột nhằm tăng hoặc giảm kích thước của màn hình hiển thị.

Đây chính là một tính năng tương tự có sẵn trên Word, Powerpoint và trình duyệt web hiện có.

8. Tạo một loạt danh sách người nhận mail

Để có thể làm được điều này trong Outlook, bạn tiến hành chọn ” Actions ” sau đó thì bạn tiến hành chọn New Mail Message”. Sau đó thì bạn có thể tiến hành nhập địa chỉ bằng tay hoặc là tiến hành chọn những người liên quan từ danh sách các địa chỉ của bạn để có thể nhập vào. Vậy là từ lần sau bạn không cần phải tốn công trong việc tìm địa chỉ Email của từng người trước khi soạn Mail nữa.

9. Sử dụng một định dạng cho toàn bộ bài thuyết trình

PowerPoint là phần mềm cho bạn sử dụng một định dạng chung cho tất cả các bài thuyết trình.

Tính năng “Slide Master” trong danh mục “View” của phần mềm PowerPoint sẽ cho phép bạn tạo ra một mô hình mà sẽ được áp dụng cho toàn bộ các slide trong bài thuyết trình của bạn. Bạn tiến hành mở “Slide master” sau đó thì hãy tiến hành chèn văn bản bạn muốn trong các khối, tiến hành thêm hình ảnh, chọn các định dạng của văn bản và đồ họa mà bạn muốn thêm vào. Tiếp đến thoát khỏi chế độ này và thiết kế dần các slide theo như ý muốn của bạn.

10. Viết tắt

Đây là chức năng gõ cụm từ viết tắt, Word sẽ chuyển nó thành cụm từ đầy đủ cho bạn một cách chính xác nhất.

Để có thể gõ từ viết tắt , bạn tiến hành ấn chuột phải và sau đó chọn ” AutoCorrect ”, chọn tiếp “AutoCorrect Options”. Bạn chỉ cần tiến hành gõ các từ hoàn chỉnh để thay thế cho các từ viết tắt. Như vậy bạn sẽ tiết kiệm khá nhiều thời gian trong công việc soạn thảo của mình.

Phương pháp học tin học

Việc sử dụng phím tắt sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian trong việc soạn thảo văn bản:

1-CTRL + N: Phím tắt mở tài liệu mới

2-CTRL + O: Phím tắt mở tài liệu đã có

3-CTRL + S: Tiến hành lưu tài liệu vào đĩa hiện thời

4-F12: Lưu tài liệu với một tên khác

5-CTRL + X: Cắt tài liệu khi mà đã thực hiện xong bước bôi đen

6-CTRL + Z: Tiến hành phục hồi văn bản khi xoá nhầm (Undo)

7-CTRL + V: Dán văn bản vào vị trí đặt con trỏ chuột.

8-CTRL + C: Tiến hành copy tài liệu văn bản khi bôi đen

9-CTRL + L: Căn lề của văn bản về phía trái

10-CTRL + R: Tiến hành căn lề văn bản về phía phải

11-CTRL + E: Tiến hành căn lề văn bản ở giữa (Center)

12-CTRL + J: Tiến hành căn đều hai bên

13-CTRL + 1: Tiến hành tạo khoảng cách đơn giữa các dòng văn bản với nhau.

14-CTRL + 5: Tiến hành tạo một khoảng cách một dòng rưỡi giữa các dòng

15-CTRL + 2: Tiến hành tạo khoảng cách đôi giữa các dòng

16-CTRL + F2: Thực hiện việc xem tài liệu trước khi in (Preview)

17-CTRL + D: Tiến hành chọn font chữ

18-CTRL + A: Tiến hành bôi đen toàn bộ văn bản

19-CTRL + G: Tiến hành nhảy đến trang số hoặc ấn F5

20-SHIFT + F5: Tiến hành nhảy đến trang cuối cùng

21-CTRL + B: Tiến hành Tắt/Mở chữ đậm

22-CTRL + I: Tiến hành tắt/Mở chữ nghiêng (I)

23-CTRL + U: Tiến hành tắt/Mở chữ gạch chân

24-CTRL + SHIFT + H: Tiến hành Tắt/Mở để đánh không ra chữ

25-CTRL + SHIFT + =: Tiến hành đánh chỉ số trên M3, Km2, X2

26-CTRL + =: Thực hiện đánh chỉ số dưới H2SO4, X2

27-CTRL + SHIFT + W: Thực hiện Tắt/Mở chữ gạch chân đơn

28-CTRL + SHIFT + D: Thực hiện Tắt/Mở chữ gạch chân kép

29-CTRL + SHIFT + K: Thực hiện In hoa nhỏ

30-CTRL + SHIFT + A: Thực hiện In hoa cả

31-CTRL + SHIFT + Z: Thực hiện trở về font chữ ban đầu hoặc CTRL + phím giãn cách

32-CTRL + SHIFT + F: Thực hiện chuyển đổi font chữ

33-CTRL + SHIFT + P: Thực hiện đổi cỡ chữ

34-CTRL + SHIFT + >: Thực hiện tăng lên một cỡ chữ

36-CTRL + ]: Tiến hành phóng to chữ khi được bôi đen

37-CTRL + [: Tiến hành giảm cỡ chữ khi được bôi đen

38-CTRL + F4 hoặc CTRL + W hoặc CLOSE: Thực hiện việc đóng tài liệu

39-ALT + F4: Thực hiện Thoát (Exit)

40-CTRL + Enter: Tiến hành Ngắt trang

41-SHIFT + Enter: Tiến hành ngắt dòng

42-CTRL + ESC: Thực hiện việc bật nút Start trong Windows

43-CTRL + F10: Thực hiện việc mở lớn cửa sổ tài liệu ra toàn màn hình

44-CTRL + Z: Thực hiện việc khôi phục nhanh văn bản xoá nhầm

45-ALT + SHIFT + T: Thực hiện việc chèn thời gian vào văn bản

46-ALT + SHIFT + D: Tiến hành chèn ngày vào văn bản

47-CTRL + F: Thực hiện việc xác định vị trí của những chữ cần tìm

Hy vọng những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp ích được cho bạn!